Termíny

18.9.2017 - 15.12.2017 - Výuka v zimním semestru 2017/2018

17.11.2017 - Státní svátek

18.12.2017 - 1.2.2018 - Zkouškové období

Více... »

Hledat
Pokročilé hledání




Sdílené schránky

  1. Přístup ke sdílené schránce přes webové rozhraní
  2. Přístup ke sdílené schránce z Outlooku
  3. Přístup z mobilu a přes IMAP
  4. Zakládání sdílených schránek
  5. Sdílené schránky a jejich alternativy:
    1. Aliasy
    2. Sdílené schránky v Office 365
    3. Diskusní skupiny
    4. Systémy na správu požadavků
    5. Dynamicky generované skupiny v InSIS

Sdílené poštovní schránky konkrétní skupině osob usnadňují sledování a odesílání e-mailů z veřejného e-mailového aliasu, jako je například info@contoso.com nebo kontakt@contoso.com. Když někdo z této skupiny odpoví na zprávu odeslanou do sdílené poštovní schránky, e-mail bude odeslaný ze sdílené poštovní schránky a ne od konkrétního uživatele. Sdílenou poštovní schránku můžete také použít jako sdílený týmový kalendář.

Správce ve vaší organizaci musí vytvořit sdílenou poštovní schránku a přidat vás do skupiny uživatelů, až potom ji můžete používat. Pro použití potřebujete vědět její název či e-mailovou adresu.

1. Použití přes webové rozhraní

shared-1Sdílenou poštovní schránku lze otevřít v samostatném okně prohlížeče či si ji připojit ke svému poštovnímu účtu. Druhý způsob nedoporučujeme, neboť poté se odpovědi na dopisy ve sdílené schránce ukládají do složky odchozí pošty konkrétního uživatele. Proto tento způsob nebudeme popisovat.

  1. V prohlížeči se přihlaste ke svému účtu na Office 365. Zobrazte si svoji poštu.
  2. Na navigačním panelu v horní části obrazovky klikněte na svoje jméno. Zobrazí se rozevírací seznam.
  3. Klikněte na Otevřít jinou poštovní schránku.
  4. Zadejte e-mailovou adresu jiné poštovní schránky, kterou chcete otevřít. Otevře se další relace v jiném okně, kde můžete s jinou poštovní schránkou pracovat. Ve sdílené schránce je pošta, kalendář a kontakty. Onedrive a weby patří ke konkrétnímu uživateli.

Tip: Pokud špatně zadáte e-mailovou adresu poštovní schránky, otevře se druhé okno informující, že webová stránka nebyla nalezená. Zkuste zadat e-mailovou adresu znovu.

2. Použití v Outlooku

V Outlooku lze sdílenou schránku připojit přes přidání další účtu či ji lze připojit k existujícímu poštovnímu účtu. Druhý způsob podobně jako u webového rozhraní způsobí, že se odpovědi na dopisy ve sdílené schránce umístí do složky odchozí pošty konkrétního uživatele. Popíšeme variantu s připojením dalšího účtu.

  1. V Outlooku otevřete záložku Soubor vlevo nahoře a v otevřeném okně nahoře klikněte na volbu Přidat účet.
  2. V okně pro přidání účtu vyplňte Jméno (název sdílené schránky) a E-mailovou adresu sdílené schránky (např. testovaci.sdileny.mailbox@vse.cz). Není potřeba zadávat jakékoliv heslo. Stiskněte dole tlačítko Další.shared-2
  3. Outlook se pokusí ověřit přístup k účtu, v průběhu ověřování se objeví dotaz na přihlašovací údaje - zadejte své uživatelské jméno včetně @vse.cz a své heslo. Zaškrtněte volbu Zapamatovat pověření a stiskněte OK. Někdy se dotaz na přihlašovací údaje objeví dvakrát - pokud ano, znovu zopakujte své přihlašovací údaje.shared-3
  4. Nyní stiskněte tlačítko dole Dokončit pro dokončení konfigurace. Outlook Vás upozorní, že pro uplatnění nové konfigurace je potřeba ho restartovat.
  5. Po restartu se obvykle znovu objeví dotaz na přihlašovací údaje, opět zadejte své. Nezapomeňte zaškrtnout volbu Zapamatovat přihlášení.

V levém sloupci přibude odkaz na sdílenou schránku (její e-mailová adresa). Můžete číst maily, odpovídat na ně, psát nové maily. Při psaní dopisů se zobrazí nad polem Komu nové pole Od, ve kterém uvidíte aktuální adresu odesílatele.

Když přejdete nashared-4 zobrazení Kalendáře, tak máte zobrazen svůj i ze sdílené složky. Jsou též dva seznamy kontaktů (Lidé) či úkolů. Rozlišíte je pomocí adresy uvedené u konkrétního kalendáře, seznamu kontaktů či seznamu úkolů. Pokud máte u každého účtu odlišnou jazykovou verzi, tak se liší dle jazyka. Jazykovou verzi či časovou zónu si můžete změnit přes webové rozhraní.

3. Přístup z mobilu a přes IMAP

Na mobilním telefonu či tabletu můžete si můžete otevřít sdílenou schránku ve webovém prohlížeči, ale použití je neohrabané.

Ke sdílené schránce lze přistupovat i pomocí protokolu IMAP - k Vašemu uživatelskému jménu doplníte za lomítko první část e-mailové adresy sdílené schránky. Uživatel test99 při přístupu ke sdílené schránce sdilena@vse.cz zadá uživatelské jméno test99@vse.cz/sdilena.

Základní nastavení je následující:

IMAP server (server příchozí pošty)
emailová adresa sdilena@vse.cz
uživatelské jméno uživatelskéjméno@vse.cz/sdilena
heslo vaše heslo
IMAP server outlook.office365.com
port 993
zabezpečení SSL/TLS
SMTP server (server odchozí pošty)
SMTP server smtp.office365.com
uživatelské jméno uživatelskéjméno@vse.cz
heslo vaše heslo
port 587
zabezpečení STARTTLS

Většina poštovních klientů na mobilu umožňuje přidat další poštovní účet s protokolem IMAP.

Obrázkový návod pro mobilní klienty.

4. Zakládání sdílených schránek

Pokud byste pro nějakou svoji činnost využili sdílenou schránku, pošlete žádost o její založení na adresu sls@vse.cz. V žádosti by mělo být:

  • navrhovaná e-mailová adresa z domény @vse.cz, popř. @fm.vse.cz,
  • zobrazované jméno (display name) sdílené schránky. Toto jméno se zobrazuje v adresáři v Office 365, zobrazuje se i v poštovních klientech jako adresa. Příklady:
    • k mé poštovní schránce pavlicek@vse.cz je zobrazované jméno "Luboš Pavlíček",
    • schránka kurzy-ceskyjazyk@vse.cz má jméno "Přípravné kurzy českého jazyka"
    • schránka ozs@vse.cz má jméno "VSE OZS International Office"

    Zobrazované jméno musí být jedinečné.

  • e-mailové adresy či jména osob, kteří budou vyřizovat zprávy ve sdílené schránce. Lze nastavit pouze osoby, které mají účet v Office 365. Můžeme nastavit i skupinu, např. ke schránce uctarna@vse.cz mají přístup všichni zaměstnanci útvaru Účtárny. Skupiny mají jednu výhodu - když v útvaru přibude či ubude pracovník, tak se to automaticky projeví i v přístupu ke schránce.

5. Alternativy ke sdíleným schránkám

Následující text by Vám měl pomoci při rozhodování, zda vytvořit sdílenou schránku či nějakou alternativu jako je alias či diskusní skupina.

5.1 Aliasy

Dopisy směrované na adresu aliasu se přepošlou do jedné či více schránek konkrétních uživatelů, kde se zařadí mezi jejich ostatní poštu. Uživatelé posílají případné odpovědi se svojí adresou odesílatele, nelze odeslat s adresou aliasu.

Aliasy jsou vhodné v situaci, kdy není nutné na dopisy odpovídat (např. nám některé aplikace posílají informace o zjištěných problémech), či když dopisy vyřizuje pouze/většinou jedna osoba. Dopisy poslané na adresu aliasu si můžete řadit do samostatné složky (vytvoříte složku, až dorazí další mail, tak na základě něho vytvoříte pravidlo - "Vždy přesunout zprávy pro: <adresa aliasu>").

Požadavky na vytvoření či úpravu aliasu posílejte na adresu sus@vse.cz.

5.2 Sdílené schránky v Office 365

Dopisy chodí do jedné poštovní schránky, jejíž obsah může vyřizovat více osob. Odpovědi i nové dopisy se posílají pod adresou sdílené schránky. Všichni uživatelé vidí, které dopisy jsou vyřízeny, vidí i odpovědi na požadavky. Díky Office 365 je možné přistupovat ke sdílené schránce přes webové rozhraní. Nastavení více uživatelů s přístupem řeší problémy se zastupitelností např. o dovolené.

Dopisy ve sdílené schránce mohou vyřizovat pouze osoby s účtem v Office 365. Uživatelé nevidí došlou poštu mezi svými dopisy, musí přepnout pozornost na jinou schránku.

Sdílené schránky jsou vhodné pro e-mailové adresy útvarů, pro organizátory různých akcí a konferencí. Ze sdílené schránky lze rozesílat hromadnou poštu pod adresou útvaru/akce/konference.

Žádost o založení sdílené schránky či o změnu parametrů schránky posílejte na adresu sls@vse.cz.

5.3 Diskusní skupiny

Diskusní skupiny (též e-mailové konference) fungují tak, že zpráva poslaná na adresu skupinu se rozešle všem registrovaným členům. Při rozeslání  se změní adresa odesílatele na adresu skupiny, odpovědi od členů poté chodí opět všem členům skupiny.

Diskusní skupina může mít otevřené či uzavřené registrování členů (někdo schvaluje požadavky). Na adresu diskusní skupiny mohou obvykle psát pouze její členové. Diskusní skupina může být moderovaná - před rozesláním všem členům moderátoři musí rozeslání povolit. Mailový provoz přes diskusní skupiny může být archivován, může být zpřístupněn pro čtení na webu.

Požadavky na vytvoření diskusní skupiny posílejte na adresu sus@vse.cz.

5.4 Systémy na správu požadavků

Systémy na správu požadavků mají mnohé další funkcionality jako je předzpracování požadavků, předem připravené odpovědi, možnost dohledání informací v navazujících systémech, nemožnost smazat nějaký požadavek, evidence odpracované práce atd. Ve Výpočetním centru provozujeme systém Request Tracker. Pokud byste něco takového využili, posílejte požadavky na adresu sus@vse.cz. Před nasazením je obvykle potřeba podrobnější konzultace a analýza průběhu vyřizování požadavků.

5.5 Dynamicky generované skupiny v InSISu

Dovolím si připomenout existenci dynamicky generovaných skupin v InSISu. InSIS pomocí nich nabízí možnost poslat mail všem studentům na cvičení či na předmětu, studenti mohou oslovit mailem všechny spolužáky ze cvičení.


Translate »