Principy nasazení

1.1 Office 365 [menu]

• Office 365 spravuje Centrum informatiky ve spolupráci s Centrem výpočetní techniky v JH.
• Údaje o osobách (uživatelské jméno, jméno, zařazení, …) se přebírají z InSIS.
• Heslo se ověřuje vůči Active Directory v naší správě, Microsoft nemá u sebe hesla – viz popis technologie ADFS. Heslo v Active Directory je stejné jako v InSIS a mění se prostřednictvím InSIS.

1.2 Elektronická pošta, kalendář, kontakty [menu]

• budou zachovány dosavadní e-mailové adresy ve tvaru jmeno@vse.cz, zaměstnanci a studenti z Fakulty managementu v JH budou moci dále používat adresu jmeno@fm.vse.cz;
• zaměstnanci a studenti akreditovaných studijních programů budou mít primární poštovní schránku v Office 365, ostatní s licencí A1 si budou moci vybrat, zda budou přijímat poštu v InSIS či v Office 365;
• z InSIS a dalších poštovních serverů bude možné dále odesílat poštu, bude funkční posílání pošty z mailových klientů přes smtp.vse.cz;
• využívání kalendáře závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.3 Správa a sdílení vlastních dokumentů (OneDrive) [menu]

• každý uživatel má „soukromý“ diskový prostor na Office 365, tzv. OneDrive, nyní o velikosti 25GB, slíbeno rozšíření na 1 TB;
• data v uživatelském prostoru si každý uživatel spravuje sám;
• uživatel si může synchronizovat údaje na své počítače, telefony či tablety – zvyšuje se nebezpečí zcizení či ztráty dat;
• uživatel si sám může nastavit přístupová práva k těmto souborům (např. sdílet s kolegy z projektu), může soubory/složky sdílet i s osobami mimo VŠE;
• při odebrání licence (150 dní po ukončení zaměstnaneckého poměru či studia na VŠE) se tyto soubory smažou, případnou zálohu si musí uživatel udělat předem sám.

1.4 Intranet útvarů/projektů [menu]

• Pojem „týmový web“ označuje úložiště dokumentů pro útvary či projekty, které lze doplnit o další aplikace (tok dokumentů, …). Používá se též pojem intranet útvaru/projektu.
• Konkrétní týmové weby vytvoří administrátoři Office 365 na požádání. Vytvoření týmového webu obvykle předchází analýza budoucího využití. Správu lze případně delegovat na konkrétní osoby.
• Za obsah či strukturu odpovídají zaměstnanci s přístupem k týmovému webu.
• V budoucnu předpokládáme vytvoření aplikací pro týmové weby. Příklady jednoduchých aplikací: rezervace místností a prostředků, sdílený kalendář, připomínkování a schvalování dokumentů.

1.5 Instalace Office na soukromé počítače [menu]

• Studenti a zaměstnaci Vysoké školy ekonomické v Praze mají díky smlouvě uzavřené se společností Microsoft (EES – Enrollment for Education Solutions) možnost nainstalovat si Microsoft Office až na pět svých soukromých počítačů. Licence se nazývá Office ProPlus.

1.6 Videokonference a zasílání zpráv [menu]

• Využívání aplikace Skype pro firmy (Lync) závisí na rozhodnutí jednotlivce či skupiny (útvaru).

1.7 Co nebude součástí implementace Office 365 na VŠE [menu]

• Veřejné weby školy, útvarů, projektů nebudou v Office 365.
• Office 365 není určen pro výuku či podporu výuky. Podporu výuky zajišťuje InSIS, tj. studenti budou i dále odevzdávat úkoly do odevzdáváren v InSISu, získané body by vyučující měli zapisovat do archů v InSISu, e-mailové zprávy skupinám studentů by vyučující měli odesílat z příslušné aplikace v InSISu, apod. Nebudou se vytvářet týmové weby na základě příslušnosti ke studijním skupinám. Pokud se nějaký vyučující rozhodne pro využití Office 365 nad rámec běžných oprávnění studentů, musí si provozovat vlastní instanci Office 365 nezávislou na školní instanci.
• Aplikace na týmových webech by neměly dublovat činnost studijního, ekonomického, knihovního či dalších informačních systémů. Pokud je potřeba např. nějaká aplikace související s ekonomickým systémem (např. evidence objednávek), mělo by se primárně uvažovat o rozšíření ekonomického systému.
• Aplikace Skype pro firmy nebude propojena na obdobné služby (ICQ, …) či na telefonní síť VŠE.

3.1 Přiřazení licence [menu]

Přiřazení licence Office 365 má následující kroky:

1. Uživateli se založí účet v InSIS. Je to nutný předpoklad. Studentům se účet zakládá při zápisu do studia, zaměstnancům a pracovníkům na dohodu na základě přenosu údajů z osobní evidence (obvykle do druhého dne po začátku smlouvy).
2. Na základě účtu v InSIS se vytvoří účet ve školní Active Directory, vůči které se následně ověřují hesla při přihlašování do Office 365. V Active Directory se účty zakládají dvakrát denně.
3. Následně se vytvoří účet v Office 365 a přiřadí se licence.

Přidělení licence může trvat až 48 hodin od založení účtu v InSIS.

3.2 Zrušení či změna licence [menu]

Licence A3 jsou obvykle platné ještě 7 dnů po ztrátě nároku (ukončení studia, ukončení smlouvy). Ve většině případů bude přiřazena licence A1.

Licence A1 jsou obvykle platné 150 dní po ukončení poslední role na VŠE (ukončení studia, ukončení smlouvy). Tj. po tuto dobu od ukončení studia či od ukončení smlouvy budete mít přístup k elektronické poště, k dokumentům ve svém OneDrive apod. Přístup může být omezen dříve.

Po uplynutí 150 dní (přibližně 5 měsíců) se Vám automaticky změní distribuční server na InSIS – dopisy budete ještě měsíc dostávat do schránky v InSIS. Od tohoto okamžiku se počítá 30 dní, kdy programy z Microsoft Office plně funkční. Po uplynutí této doby je může používat v režimu čtení či si zakoupit vlastní licenci Office 365.

Změny v licencích se projeví do 24 hodin od vzniku příslušné události (ze studenta se stane zaměstnanec, student přeruší studium, …).