Zásady – automatické mazání po určité době

Obsah:

Vysvětlení pojmu Zásada

Pojem Zásada v Office 365 označuje pravidlo pro automatické archivování či mazání zpráv po uplynutí zadané doby.

Zásady lze přiřadit ke zprávě či ke složce. Zásada přiřazená explicitně ke zprávě má vždycky přednost. Zásada přiřazená ke složce platí pro zprávy v ní uložené  i pro vnořené složky, pokud u nich není přiřazena odlišná zásada. Pokud přesunete zprávu z jedné složky do jiné, tak se po přesunu na zprávu začne uplatňovat zásada nové složky. Zásada může být přiřazena i na celou poštovní schránku (mailbox) - má význam pro zásady archivace.

Uživatelé nemohou sami přiřazovat zásady ke standardním složkám jako je Doručená pošta, Odstraněná pošta atd, může to udělat pouze správce.

Minimálně jednou denně se spouští pomocný proces (Managed Folder Assistant), který prochází zprávy a v případě naplnění časového limitu dle platné zásady je maže. Dny se počítají od data přijetí zprávy, ne od přiřazení zásady či od přesunu do příslušné složky.

V Office 365 jsou připravené následující zásady uchovávání:

Název zásady Doba uchovávání (za jak dlouho se smaže)
1 Week Delete 7 dní
1 Month Delete 30 dní
6 Month Delete 180 dní
1 Year Delete 1 rok (365 dní)
5 Year Delete 5 roků
Never Delete zpráva se nebude automaticky odstraňovat

Počáteční přiřazení zásad je následující:

Do začátku srpna 2015 mnohé poštovní účty neměly zásady dostupné.

Na jaře 2015 zrušil Microsoft zásadu ke složce Odstraněná pošta, viz Extended email retention for deleted items in Office 365. Názory na toto opatření se různí (Microsoft Changing Its Retention Policy for Deleted Office 365 E-MailsCompliance and hybrid problems loom as Microsoft plans to keep every deleted item in Exchange Online). V administraci Office 365 může správce zásadu ke složce připřadit. Ptal jsem se několika osob, jaká by byla vhodná doba uchovávání zpráv ve složce Odstraněná pošta - odpovědi byly velmi rozdílné.

Kdy přiřazovat zásady?

U všech uživatelů má zásadu přiřazenu pouze složka Nevyžádaná pošta (smazání po 30 dnech od přijetí).

Ve své poštovní schránce navíc přiřazuji zásady v těchto situacích:

Zobrazení doby uchování u konkrétní zprávy

Informace o době uchování se zobrazuje pouze u zpráv, které mají přiřazenu zásadu či jsou ve složce, která má přiřazenu či zděděnu zásadu uchovávání zpráv. Následující obrázky jsou ze zpráv ve složce Nevyžádaná pošta.

zasady-1

Zobrazení doby uchování ve webovém rozhraní

zasady-2

Zobrazení doby uchovávání v Outlooku

Přiřazení zásady v Outlooku či přes webové rozhraní

V Outlooku najdete zásady na horní liště Domů:

zasady-3

Přes tuto ikonu můžete:

Ve webovém rozhraní jsou volby umístěny v kontextových menu:

Ve webovém rozhraní lze vytvářet i vlastní zásady (např. smazat za 3 měsíce). Přes ozubené kolečko si otevřete Možnosti a ve skupině Pošta->Automatické zpracování otevřete volbu "Zásady uchování informací". Uvidíte zde i předdefinované zásady.

Přiřazení zásady v pravidlu

Při vytváření pravidla můžete pro vybrané zprávy přiřadit akci "použít zásady uchovávání informací". Ukázka pravidla je na následujícím obrázku (vyfiltrované zprávy se současně přesouvají do konkrétní složky):

zasady-5

Články a dokumentace


Copyright (C) 2000 - 2017 University of Economics in Prague
Translate »