Termíny

18.9.2017 - 15.12.2017 - Výuka v zimním semestru 2017/2018

29.9.2017 - Děkanský den

17.11.2017 - Státní svátek

Více... »

Hledat
Pokročilé hledání




Rezervace místností

Žádost o rezervace místnosti, vyřízení žádosti

Vytváření žádostí o schůzku včetně rezervace místností (lze požádat pouze o rezervaci místnosti) v Outlooku je popsáno v příručce Outlook 2013 ve třetí kapitole věnované kalendáři. Rezervace přes webové rozhraní je popsáno ve třetí kapitole příručky Microsft Office 365.

On-line popisy:

Zakládání místností

Pokud chcete v Office 365 spravovat rezervace na nějakou místnost, pošlete žádost o její založení na adresu sls@vse.cz. Učebny a posluchárny by se měli rezervovat v InSIS, neboť je nesmyslné mít část rezervací (rozvrh) v InSIS a zbytek rezervací někde jinde.

V žádosti by mělo být:

  • název místnosti - formát "<označení z InSIS> - <popis/jméno místnosti> <zkratka útvaru>"
    příklady:
    RB 336 - seminární místnost FIS
    NB 414A - jednací místnost KIT
  • telefonní linka, na které lze rezervovat místnost,
  • kapacita - počet míst. Při rezervacích přes schůzky se kontroluje, zda se všichni pozvaní do místnosti vejdou.
  • způsob vyřizování žádostí o rezervace - popsáno níže
  • viditelnost rezervací v místnosti - v základním nastavení rezervací místností všichni uživatelé Office 365 vidí vložený název události. Můžete požádat o to, aby všichni viděli pouze obsazeno (Busy) - podobně jako u kalendářů osob. Skupině osob lze poté nastavit viditelnost názvů událostí (minimálně ti, jejichž žádosti se automaticky schvalují). Správci místnosti automaticky vidí vše.

Způsob vyřizování rezervací

Existuji tři základní modely vyřizování požadavků na rezervaci (pojmenování modelů jsem si vymyslel, nemají souvislost s názvem používaným pro místnosti na škole):

  1. zasedací místnost - o zasedací místnost se stará sekretářka útvaru, která má u sebe obvykle i klíče k místnosti. Všechny požadavky vyřizuje/schvaluje ona, vydává i klíče k zasedačce. Na základě požadavků někdy zajišťuje i občerstvení či následný základní úklid (odnesení hrnečků ...). Rezervace obvykle probíhá tak, že žádající zavolá sekretářce a ta zapíše událost do kalendáře včetně případných poznámek. Lze podat žádosti i elektronicky (přes Outlook) - tyto žádosti o rezervaci sekretářka schvaluje či odmítá.
  2. jednací místnost - rozšíření předchozího s tím, že do místnosti mají přístup i několik dalších osob (mají vlastní klíče či je vstup na kartu). Tyto osoby mohou podat žádost, která se automaticky schválí (pokud není v kolizi). Ostatní musí opět přes sekretářku.
  3. seminární místnost - existuje větší skupina osob, která má přístup do místnosti (obvykle přes karty). Tyto osoby mohou podat žádost o rezervaci, které se automaticky schválí (pokud již čas není obsazen). Nemusí existovat správce místnosti. Pokud mají mít ostatní možnost podat žádost, musí být definován správce místnosti - ten se musí postarat o zajištění fyzického přístupu do místnosti (klíče ...).

V žádosti prosím specifikujte:

  • správce místnosti - obvykle 2 osoby. V terminologii Office 365 se používá pojem delegát (má delegována práva). Správce místnosti může přímo zapisovat do kalendáře místnosti, schvaluje žádosti o rezervace, které nejsou automaticky zpracovány.
  • kdo může rezervovat místnost bez schválení od správce místnosti,
  • kdo může zažádat o rezervaci. Žadatele má smysl omezit pouze, pokud je místnost v režimu automatického schvalování bez správců místnosti.
  • kdo může zažádat o kolizní rezervaci. Při běžném zpracování požadavků se automaticky odmítnou požadavky na již obsazenou dobu. Požadavky od osob z tohoto seznamu dojdou k delegátovi a ten rozhodne.

Doplňkové vlastnosti:

  • lze určit pracovní dny a v nich pracovní dobu. Požadavky mimo tuto pracovní doby budou muset být vždy schváleny správcem místnosti.
  • automaticky se odmítají požadavky o rezervaci posílané z adres mimo Office 365 (mimo Outlook) - lze je povolit,
  • lze vložit text, který se doplní ke každé automaticky zpracované žádosti o rezervaci - viz Exchange Calendar Additional Response HTML Formatting
  • lze nastavit automatické schválení při jenom částečné kolizi času (např. do 5%),
  • lze zakázat opakující se položky,
  • maximální délka jedné rezervace v žádosti je nastavena na 24 hodin, lze změnit
  • jak dlouho dopředu lze rezervovat - obvykle nastavujeme jeden rok,

Translate »