Zpracování doručené pošty pomocí pravidel

o365_moznosti_posty_pravidlaUživatel může vytvářet pravidla, která ovlivňují zpracování příchozích dopisů (viz menu z webového rozhraní na obrázku vpravo) :

  1. automatické odpovědi - když Vám přijde dopis, tak se odesílateli tohoto dopisu automaticky odešle upozornění, že "odpovíte za určitou dobu ....". Text odpovědi samozřejmě můžete nastavit.
  2. přeposílání pošty - veškerou příchozí poštu přeposíláte jinam, můžete si ponechat kopii v Office 365.
  3. blokování nebo povolení - můžete si vytvořit seznam blokovaných odesílatelů (jejich dopisy vždy skončí ve složce Nevyžádaná pošta) i seznam bezpečných příjemců (jejich dopisy nikdy nepůjdou do nevyžádané pošty),
  4. pravidla doručené pošty - komplexní nástroj, kde můžete na základě různých příznaků ovlivnit zpracování pošty. Příklady použití pravidel:
    • přeposílání jenom vybrané příchozí pošty na jinou e-mailovou adresu,
    • automatické zařazování pošty do složek,
    • vybraným dopisům se automaticky přiřazení kategorie, důležitost či zásady uchovávání informací,
    • "obarvení" dopisů - např. dopisy od vedoucího chcete mít v přehledu zeleně,
    • odpovídat na vybrané dopisy pomocí předem připravené šablony,

    Automatické odpovědi, přeposílání pošty či blokování odesílatelů jsou ve své podstatě specializovaní průvodci pro vytvoření pravidel.

Automatické odpovědi

Můžete vytvořit zprávu pro automatické odpovědi v době, kdy delší dobu nečtete svoji poštu. Rozlišují se odesílatelé ze školy (ze školního Office 365) a odesílatelé externí. Můžete nastavit konkrétní čas, kdy se mají začít odpovědi odesílat i konkrétní čas, kdy se má automatická odpověď přestat odesílat. Automatická odpověď se odesílá pouze jednou. U odesílatelů mimo školu můžete zakázat odesílání automatických odpovědí, popř. pro ně nastavit odlišný text.

Přeposílání pošty

Tuto volbu využijete při přesměrování veškeré došlé pošty (včetně spamu) do jiné poštovní schránky - buď do schránky jiné osoby nebo do své, kterou máte mimo školní síť. Uvedete cílovou poštovní adresu, můžete zvolit, zda se kopie zpráv uloží i ve Vaší schránce v Office 365. Server nekontroluje, zda cílová schránka je funkční či zda náhodou není plná.

Jak nastavit přeposílání pošty ve webovém rozhraní Office 365.

Blokování nebo povolení

o365-blokovani-odesilatelu

Tato volba je spojena s kontrolou na spam - můžete definovat bezpečné odesílatele a příjemce, jejichž pošta se nikdy nezařadí do složky Nevyžádaná pošta. Dále můžete přidávat odesílatele do seznamů blokovaných odesílatelů, jejichž poštu server vždy zařadí do složky Nevyžádaná pošta. K vyhodnocení těchto seznamů dochází vždy na serveru, seznamy se spravují přes webové rozhraní či pomocí Outlooku. V Outlooku je možné nastavit blokování na základě země původu či použitého kódování, např. dopisy psané v čínštině.

Seznam blokovaných odesílatelů není příliš účinný v boji se spamem, neboť spameři často mění adresy odesílatelů. V případě dopisů z e-mailových konferencí a distribučních seznamů bývá obvykle k dispozici funkční možnost odhlášení.

Seznamy bezpečných odesílatelů a příjemců je vhodné použít, pokud ve složce nevyžádaná pošta skončí dopisy, které nepovažujete za spam.

Proti seznamům se kontrolují hlavičky z obálky dopisu i z hlavičky dopisu.

Pravidla doručené pošty

Pravidla pro doručenou poštu jsou mocným nástrojem pro různé typy zpracování příchozí pošty. Předchozí tři případy jsou specifické případy uplatnění těchto pravidel se speciální podporou pro jednoduché nastavení ze strany uživatelů.

Použití pravidel se řídí následujícími zásadami:

Obecné popisy používání pravidel:

Návody pro konkrétní situace:


Copyright (C) 2000 - 2017 University of Economics in Prague
Translate »